A legtöbb cég manapság a nyílt teret preferálja a magán irodák helyett. Az alkalmazottak íróasztalait jobb esetben egy paraván választja el egymástól, rosszabb esetben semmi. Hogyan befolyásolja ez az eredményességet, a közérzetünket, és van-e jövője az ilyen irodáknak a koronavírus közben és után.
A legtöbb cégnél már régóta jellemző a nyitott terű iroda. Vannak, akik elégedettek vele, és vannak akiket pedig nagyon zavar a sok ember jelenléte. Ők azok, akik örültek a távmunkára való áttérésnek a világjárvány kapcsán. Most már őket a saját „nyitott terük” várja otthon, ahol foglalkozhatnak a háztartással, tárgyalásokat folytathatnak, előadásokat hallgathatnak, vizsgázhatnak, jógázhatnak, vagy éppen énekelhetnek.
A vezetők azért részesítik előnyben a nyitott terű irodákat, mert gazdaságosabbnak, demokratikusabb légkörűnek és hatékonyabbnak gondolják azokat. A pozitívumok között a szakértők megjegyzik a határok szó szerinti és átvitt értelemben való hiányát. Ha nem választják el egymástól az embereket a falak, akkor fizikailag és pszichológiailag is könnyebb megközelíteni egy-egy kollégát. Az akadálymentes közegben nagyobb az áramlás és az összekapcsolhatóság: sok ember, cselekvés, interakció.
EZ IS ÉRDEKELHET: Otthon nem tudok koncentrálni a munkámra
Az alkalmazottak azonban több hátrányt, mint előnyt látnak az ilyen irodákban. A legfőbb probléma, a titoktartás hiánya. Bármilyen üzleti vagy személyes beszélgetést mások is hallhatnak. Nincs személyes tér, az asztalon tárolható eszközök, tárgyak mennyisége, milyensége erősen szabályozott. A kutatók másként ítélik meg az eredményességet, mint a vezetők. A kutatók szerint a motiváció, koncentráció és a termelékenység alacsonyabb, az állandó zaj és stressz hatás miatt.
Dán kutatók megállapították, hogy a betegség miatt hiányzott munkanapok száma egyenesen arányos az irodai szomszédaink számával: a több mint 6 emberrel rendelkező nyitott terekben dolgozó alkalmazottak 62%-kal többet betegek, mint a külön irodák dolgozói.
Tehát, hogyan lehet optimalizálni a munkát és az életet egy kollégiumszerű nyitott térben?
Szabályok
Egy kicsi, összetartó csapatban, ahol a kollégák ritkán változnak, az emberek hosszú ideje együtt dolgoznak, ott az irodában alkalmazott magatartási szabályokat tulajdonképpen elfogadhatjuk, együtt megvitathatjuk. Figyelembe vehetjük mindenki kívánságát és a kialakult hagyományokat továbbadhatjuk az „újoncoknak”. Más egy 200 fős telefonközpont, ahol egy alkalmazott 3-6 hónapnál nem dolgozik ott tovább. Itt általában a vezető határozza meg a szabályokat és papíron rögzíti.
A tér szervezése
A konyha mellett, ahol a dolgozó megmelegítheti és elfogyaszthatja az ételét, jó lenne néhány csendes szoba, ahol egyedül lehet egy kis időre, koncentrálhat, vagy éppen ellenkezőleg, enyhítheti a feszültséget. Kötelező elem lenne még egy külön szórakoztató terület, asztali hokival, vagy ping-ponggal. Ez mind szép és jó, de nem fogja ez akadályozni a munkát? A gyakorlat azt mutatja, hogy az emberek nem élnek vissza a szórakozással, mivel van elég elvégzendő dolguk.
Asztal
Ennek a csekélyke személyes térnek az elrendezésére nincsenek szigorú szabályok. „Személyre lehet szabni” szép képeslapokkal, fotókkal, naptárra és mütyűrökkel. Ami fontos, hogy a munkaterünk mindig tiszta legyen.
EZ IS ÉRDEKELHET: 31 nevetséges kifogás a munkából való lógásra
Kommunikáció
Nyilvánvaló, hogy az irodában nem kiabálunk a kollégákkal/kollégáknak. Elég furcsa az, amikor a két asztallal arrébb ülő kollégát Skype-on, e-mailben kérdezgetjük, de bevett szokás. Gyűjtsük össze a kérdéseket, ne állandóan szaladgáljunk hozzá, vagy küldözgessük a kérdéseinket. Mielőtt hosszabb üggyel fordulnánk a kollégához, kérdezzük meg, hogy most ráér-e velünk foglalkozni. Ez bizonyítja, hogy tiszteletben tartjuk az ő személyes terét is.
Munkaidő
Ahol nincsenek felosztva a napok teendői, ott állandó a kavarodás. Jönnek-mennek a folyamatos kérdések, kívánságok, javaslatok. Nem árt irodai ütemtervet készíteni, ahol szigorúan meghatározott órákat osztanak ki a meetingekre, míg más órákban előnyt élveznek az alkalmazottak egyéni munkái.
Telefon
Jobb a telefont rezgésre, vagy olyan hangerőre állítani, hogy a hívás ne vonja el a többiek figyelmét. Jobb elhalasztani a nem sürgős személyes beszélgetéseket ebédre, vagy bonyolítsuk le azt a folyosón. Nem valószínű, hogy a kollégák tudni akarnak pl. az esti terveinkről. És mi sem akarjuk, hogy ők tudjanak róla.
Hangszigetelés
A fejhallgatót, a füldugót csak vészhelyzetben használjuk. Az irodai interakció etikája azt kívánja, hogy ne rendszeresen, hanem csak akkor használjuk, amikor a legjobban kell összepontosítanunk.
Illatok
Az irodában való főétkezés tabu. Nem csak a kollégákat zavaró hangok és a billentyűzetre potyogó morzsák miatt, hanem az illatok miatt is. Ugyanezen okból jobb, ha nem élünk vissza a parfümök túlzásba vitt használatával, különösen azért, mert egyesek allergiásak az erős illatokra, és kinek hiányzik egy állandóan prüszkölő kolléga.
A koronavírus járvány hatással volt a munkakörülményekre is. A nyitott terekben végzett munka veszélyezteti az alkalmazottak egészségét, ezért most a munkáltatóknak alkalmazkodniuk kell a helyzethez és új módszereket kell találniuk a munkaterület hatékonyságának javítására. Nagyrészt magunk vagyunk felelősek az egészségünkért, ezért a korlátozások feloldása esetén is érdemes betartani az egyszerű szabályokat: gyakori kézmosás, ne fogjon kezet kollégáival, a helyiségek rendszeres szellőztetése, a munkafelületek fertőtlenítővel való lemosása, és távolságtartás.
Jó egészséget mindenkinek!
EZ IS ÉRDEKELHET: A mérgező munkahelyi légkör megváltoztatása
